Según el Secretario General, hay pérdida de documentos y daños generales en esta área del Distrito.
Una revisión que realizó el Grupo de Inspección y Vigilancia del Archivo General de la Nación a los documentos de la Alcaldía de Santa Marta, puso en evidencia un posible incumplimiento de los objetos contractuales de dos convenios interadministrativos suscritos por 5.500 millones de pesos, entre la Administración Distrital y la Empresa de Recursos Tecnológicos S.A.E.P.
El alcalde encargado Andrés Rugeles fue quien solicitó la inspección a dicha entidad, ante el estado de deterioro en que dijo haber encontrado las áreas donde reposan los documentos contractuales del Distrito.
El procedimiento según el secretario General del Distrito, Emiro Castro, confirmó que el archivo de la Alcaldía está en desorden y existe perdida de documentación correspondiente a obras menores para las juntas de acción comunal y alcaldías menores. Así mismo el Archivo General de la Nación reportó la desaparición de documentos de la Secretaria de Gobierno, por una inundación en el año 2016 por lo que es imposible ubicar folios de antes de esta fecha.
El informe de la inspección levantado por el Grupo de Vigilancia indicó que “no aparecen expedientes y documentos; las dependencias organizan según su lógica y según su producción y los expedientes están incompletos”.
Estos resultados, indicarían que los objetos contractuales firmados para organizar el archivo distrital no se habrían cumplido al pie de la letra. “Actualmente los documentos que componen el archivo de la Alcaldía están sin foliar, en algunos casos incompletos, y deteriorados en su estado físico y hay hasta animales muertos”, señaló Castro.
Los convenios interadministrativo suscritos por la Alcaldía con la Empresa de Recursos Tecnológicos son el 011 del 30 de diciembre de 2016, cuyo objetivo era el de aunar esfuerzos para adelantar el plan integral de conservación preventiva y tecnificación para las colecciones documentales y flujo de trabajo, que propende por la adecuación, organización y funcionamiento de los archivos de la Alcaldía, para ejecutar en plazo de 6 meses el fortalecimiento técnico, logístico y tecnológico de los procesos de fiscalización, discusión, cobranzas de la ciudad.
El otro fue el 006 del 19 de marzo de 2019 para ejecutar en plazo de 6 meses el fortalecimiento técnico, logístico y tecnológico de los procesos de fiscalización, discusión, cobranzas de la ciudad.
El primer convenio firmado por un monto inicial de 1.774 millones de pesos con un plazo inicial de cuatro meses, no obstante tuvo varias prorrogas y suspensiones y reinició a finales de mayo de 2018.
“Aquí habría existido un incumplimiento de casi el 70 por ciento, teniendo en cuenta que se habla de una ejecución del 32% del contrato, el cual se liquidó por un valor final de 2.097 millones de pesos”, agregó el secretario general.
Para Emiro Castro, este contrato no dejó resultados y por el contrario de acuerdo a las evidencias físicas, el servicio prestado fue nulo o precario.
A pesar de ello, existe un segundo convenio por 4.187 millones de pesos, que sigue vigente con serios incumplimientos.
Frente a lo anterior, el alcalde encargado Andrés Rúgeles recopiló las pruebas y las entregó a los entes de control correspondientes, con el fin de que adopten las acciones respectivas en caso de confirmar las irregularidades en ambos convenios con componentes de archivos. El Alcalde se defiende
El Alcalde de Santa Marta, Rafael Martínez, al ser consultado por estas supuestas anomalías, habló en su defensa asegurando que estos convenios se ejecutaron en su totalidad y gracias a ello fue posible organizar archivar 526 metros lineales de documentos que fueron archivados en 1.578 cajas.
“Los gobiernos anteriores nunca hicieron nada en esta materia, nosotros habíamos logrado avanzar en el proceso de organización del archivo, que es un proceso titánico, teniendo en cuenta el desorden que encontramos de vigencias anteriores al Gobierno del cambio en el archivo distrital”, manifestó.
Martínez precisó que actualmente quedaron pendientes organizar 1.200 metros lineales de archivo, de 1.800 que fueron identificados en toda la Alcaldía. “Esto iba a comenzar a realizarse en una fase B que estaba próximo a iniciar”, puntualizó
