El director (e) del Archivo General de la Nación Jorge Cachiotis sostuvo un encuentro con el alcalde (e) de Santa Marta Andrés Rúgeles, con el objetivo de redoblar los esfuerzos por la transparencia que realiza el Distrito en materia de gestión documental, a partir de los hallazgos emitidos por el AGN.
“Hoy, en la reunión con el Dr. Rúgeles, al AGN le parece muy importante la gestión que está realizando el alcalde en particular con la suerte de los archivos, los cuales son instrumentos para garantizar el derecho al acceso a la información y las herramientas para combatir la corrupción. La reunión se centró en reforzar las actividades y orientar al país en el quehacer de los archivos para combatir la corrupción”, señaló el director (e) del AGN, Jorge Cachiotis.
El encuentro semanas después de que el AGN realizar una visita de inspección, control y vigilancia al archivo de la alcaldía distrital de Santa Marta atendiendo la solicitud del alcalde (E) del Distrito de Santa Marta, Andrés José Rúgeles Pineda, el 13 de mayo del 2019.
Tal como lo registraron los medios de comunicación locales y nacionales, al término de la visita de control, realizada los días 6 y 7 de junio del presente año, el AGN determinó que:
- La Alcaldía Distrital no ha cumplido con el plan de mejoramiento propuesto para mitigar los hallazgos determinados en la visita de inspección realizada en el año 2018, sobre (2) órdenes perentorias tendientes a: primero: mitigar los riesgos eléctricos que se evidenciaron en el archivo de gestión de la Secretaria de Movilidad y en el depósito de archivo de historias laborales de la Secretaría de Educación que actualmente tiene los tacos de la luz expuestos y con el cableado sin recubrimiento y, segundo: garantizar las condiciones mínimas de conservación y custodia de los archivos de gestión de la Dirección Jurídica Distrital y la Dirección de Contratación Estatal que se encuentran ubicados en el 2do piso – mezzanine.
- El AGN, teniendo en cuenta los riesgos identificados en la Alcaldía Distrital de Santa Marta descritos en los hechos, imparte las siguientes órdenes:
PRIMERA: la Alcaldía Distrital de Santa Marta deberá levantar el inventario de la totalidad de los archivos que se encuentran en gestión y de los que se encuentran en el archivo central y en ubicaciones diferentes a las sedes de las dependencias de la alcaldía, determinando su ubicación exacta, según el Acuerdo AGN 038 de 2002.
SEGUNDA: la alcaldía deberá agrupar documentos cargo del despacho del alcalde tales como: actas, informes a entes de vigilancia y control, informes a entidades del estado y actos administrativos, entre otros. En caso de ser requerido, se debe proceder a la reconstrucción de expedientes según el Acuerdo AGN 07 de 2014.
TERCERA: la alcaldía deberá realizar y enviar al AGN un informe pormenorizado y detallado sobre la contratación de servicios archivísticos desde la vigencia 2014, que incluya: copias digitales de todos los contratos o convenios celebrados en cualquier modalidad de contratación, objetos contractuales, anexos técnicos, pólizas, otrosí y actas de liquidación, evidencia de la metodología y pasos de las intervenciones, productos entregados y sus soportes, estado actual de las intervenciones realizadas, incluyendo los contratos vigentes. Lo anterior según lo determinado en Acuerdo AGN 08 de 2014.
CUARTA: la alcaldía deberá realizar y enviar al AGN un informe pormenorizado y detallado sobre el cumplimiento de lo determinado en el Titulo VII del Decreto 1080 del 2015 del Sector cultura, sobre la gestión de archivos para entidades liquidadas, suprimidas, fusionadas o privatizadas de la alcaldía.
QUINTA: la alcaldía deberá elaborar e implementar el Sistema Integrado de Conservación – SIC que contenga todos los requerimientos planes y programas, en particular el Diagnóstico Integral de Archivos para conservación documental, Acuerdo AGN 06 de 2014.
Desde la vigencia 2012, el AGN ha realizado visitas de inspección, control y vigilancia, que incluso han requerido de traslados a la Contraloría General de la República (desde 2016).
En la inspección de marzo de 2018, la alcaldía distrital de Santa Marta suscribió un Plan de Mejoramiento Archivístico – PMA en abril de 2018, con el que se esperaba superar los presuntos incumplimientos a las normas. Este plan tenía como fechas de ejecución 16 de abril de 2018 al 30 de junio de 2019.
El 1 de febrero de 2019, la Alcaldía Distrital de Santa Marta envía un segundo informe de seguimiento de avances al PMA reportando un avance del 48.60%.
Finalmente, el 13 de mayo de 2019, el alcalde (E) del Distrito de Santa Marta, Andrés José Rúgeles Pineda solicita una comisión con el fin de adelantar visita de control a los archivos de la Alcaldía Distrital de Santa Marta.
Por otro lado, en el departamento del Magdalena, el AGN también se encuentra en un proceso de inspección, control y vigilancia sobre la documentación que reposa en la Gobernación de Magdalena, el Archivo histórico del Magdalena Grande y la Alcaldía Distrital de Santa Marta, para la recuperación del patrimonio documental, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000.
Archivo General de la Nación reitera su compromiso con la transparencia
El AGN reitera su misionalidad en el deber de orientar, coordinar y controlar la política nacional de los archivos tiene un compromiso fundamental en el desarrollo de las estrategias estatales sobre transparencia.
Es así, que el AGN tiene como una de sus premisas principales la de equiparar los principios generales del Estado como los mismos fines de los archivos, esto es: estar al servicio a la comunidad, servir a la garantía de los derechos y deberes consagrados en la constitución y propiciar la participación y el control ciudadano, entre otros.
Al no disponer de la documentación organizada las entidades no pueden servir a la comunidad; facilitar la participación y el control ciudadano; tomar decisiones basadas en antecedentes, y afecta potencialmente el patrimonio documental de la Nación.
Por otro lado, es pertinente destacar que la desorganización documental, puede generar pérdida de información, hecho que altera la debida gestión y administración de los archivos y que afecta directamente a los ciudadanos que se sirven de esa información.
